Llamamos ladrones de tiempo a aquellas
herramientas o hábitos de trabajo que pueden acaparar nuestro tiempo casi sin
darnos cuenta. Nos quedamos atrapados y nos hemos pasado el día realizando
otras tareas en lugar de realizar el trabajo pendiente.
¿Todo el mundo los experimenta? ¿Es
importante localizarlos? ¿Por esto algunas personas parecen tener mucho más
tiempo que otras siendo el tiempo el mismo para todos?
Probablemente porque saben identificar
y evitar los ladrones de tiempo. No tienen más tiempo sino que lo aprovechan
mejor. Se calcula que los ladrones de tiempo pueden quitar entre un 50 e
incluso un 70% de nuestras horas efectivas. No es extraño entonces que
muchas veces tengamos la sensación de no haber parado y haber conseguido bien
poco.
¿Cuáles son esos ladrones de
tiempo? A continuación te nombro alguno de los más comunes:
· Llamadas de teléfono inesperada o demasiado
largas. Muchas veces el teléfono nos ayuda a ganar tiempo. Es siempre más
rápido decir que escribir. No obstante no tenemos por qué contestar al primer
tono interrumpiendo lo que estamos haciendo. Hay que saber desconectar el
teléfono cuando es necesario. La gente dejará un mensaje o volverá a llamar.
· Email. Ha llegado un momento en que recibimos
muchos más correos que no nos interesan, y que en algunos casos no tienen
ninguna relación con nuestro trabajo, que los que están relacionados con nuestra
actividad. La fuerza de las Redes Sociales, las alertas, los grupos, etc.…
hacen que debamos reconsiderar y repensar la forma en que gestionamos nuestro
correo. Tenerlo siempre abierto con ventanas emergentes que nos avisan de la
llegada de correos provoca distracciones innecesarias.
· Las reuniones demasiado frecuentes,
demasiado largas y mal preparadas. No es lo mismo asistir a una reunión que
participar. Preparar bien una reunión es fundamental para aprovecharla bien,
tomar decisiones adecuadas y evitar el hablar mucho y concretar poco… Si
asistes a una reunión sin haber hecho el trabajo previo estás perdiendo el
tiempo y lo haces perder a los demás.
· Redes sociales e Internet son otro de los
apartados en los que nos podemos liar y ver como ha pasado la mañana sin hacer
nada. Las relaciones sociales son fundamentales para muchos negocios. Las redes
sociales una buena herramienta para realizar networking y para promocionar
nuestra empresa. Internet es también una fuente de información básica hoy en
día. En ambos casos debemos evitar utilizarlos en las horas más productivas del
día. Dejemos estas tareas para esos momentos en los que necesitamos una pausa
en el trabajo o tenemos problemas para concentrarnos. Y acotemos el tiempo que
vamos a dedicar a cada una de ellas.
· Objetivos y prioridades confusas y cambiantes.
Identifica las tareas que aportan más valor a tu trabajo y priorízalas. Intenta
organizar tus tareas por similitud y trata de fijarte límites de tiempo para
cada una.
· Multitareas o estar haciendo varias cosas a
la vez. Por ejemplo, acabando un informe, pero antes de acabar recordamos que tenemos
que enviar un correo, hacer una llamada, etc. Al final acabamos por interrumpir
el desarrollo de lo importante, que es acabar el informe. Lo mejor en estos
casos es anotar la tarea que hemos recordado que debíamos hacer, y una vez
acabado lo que tenemos entre manos podemos ocuparnos de ello. En este caso
concentrarnos en una sola acción nos ayuda a acabarla antes, que si estamos
haciendo varias a la vez.
· Orden y limpieza son los ejes básicos de
la mayoría de las técnicas implantadas para la mejora de la productividad en
las plantas industriales. Esos mismos conceptos son útiles para cualquier tipo
de trabajo y por descontado en nuestra gestión del tiempo.
· Interrupciones en general. En este caso es algo
que en muchas ocasiones no se puede evitar, es complicado “educar” a la gente
de nuestro entorno para que respeten nuestros hábitos de trabajo y no nos
interrumpan mientras estamos inmersos en una tarea. Otras tiene más que ver con
factores externos, como aviso de llegada de correos electrónicos,
notificaciones de redes sociales, pero también llamadas de teléfono, mensajes
de móvil, etc. Si volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo nos
cuesta alrededor de cinco o diez minutos, el resultado es que no avanzamos en
nuestro trabajo.
Pero no solo tenemos estos
LADRONES, sino que existen otros muchos como por ejemplo:
- Dificultad para decir que no.
- La fatiga, el estrés.
- La dificultad de tomar una
decisión.
- La falta de planificación de la
jornada.
Si eliminas o controlas algunos
de estos ladrones de tiempo verás rápidamente cómo mejorarás tu eficacia.
Aportarás más valor a tu organización y sobre todo dispondrás de más tiempo
para ti.
Si sabemos dónde perdemos el
tiempo es más fácil controlarlo. Tenemos que aprender a decir NO, evitar que
interrumpan nuestro trabajo. No se trata de “pasar de los demás” sino
atenderles a su debido tiempo.
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